Software für Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen
Mit der Online-Terminbuchung auf eurer Website legen Patienten ihren Termin selbst an, und Neupatienten tragen ihre Stammdaten gleich mit ein. Erinnerung und Warteliste laufen von allein, euer Empfang prüft nur noch und gibt die Daten an euer Praxisverwaltungssystem weiter. Individuell für eure Arztpraxis gebaut, auf Servern in Deutschland betrieben und rund um die Uhr betreut.
Montag, kurz nach acht. Die erste Patientin steht schon am Tresen, die Leitung blinkt, und auf dem Notizblock liegt ein Zettel mit einer Handynummer, bei der eine Ziffer fehlt. Die meisten Anrufe drehen sich um dasselbe: Termin machen, Termin verschieben, Termin absagen. Das kostet eure Medizinischen Fachangestellten jeden Tag Zeit, die am Tresen und im Behandlungsraum fehlt.
Wer zur Sprechzeit anruft, hängt in der Warteschleife oder kommt gar nicht durch. Manche versuchen es später noch mal, andere suchen sich die nächste Praxis. Und euer Team hält den Hörer in der einen Hand und die Versichertenkarte in der anderen.
Name, Geburtsdatum, Krankenkasse oder privat, Telefonnummer: am Telefon notiert, beim ersten Besuch auf dem Papierbogen noch einmal ausgefüllt und dann ins Praxisverwaltungssystem abgetippt. Jede Abschrift ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.
Ein Patient hat den Termin vergessen, einer anderen ist etwas dazwischengekommen, und sie wollte nicht in der Warteschleife hängen, nur um abzusagen. Der Slot bleibt leer, während auf der Warteliste jemand gern gekommen wäre.
Die Alternative zum Papierkalender ist oft eine große Buchungsplattform: Die Patienten legen dort ein eigenes Konto an, die Praxis zahlt laufend, und das Erscheinungsbild gehört dem Anbieter. Oder ein Kalender-Tool, das von eurem PVS nichts weiß.
Wir bauen keine Fertig-App, die ihr euch zurechtbiegen müsst. Wir schauen uns an, wie eure Sprechstunden, Behandler und Räume tatsächlich laufen, und bauen genau das. Der Quellcode gehört euch, und an Schnittstellen ist alles möglich, was eure übrigen Systeme hergeben.
Auf eurer eigenen Website, in eurem Design, mit euren Regeln. Patienten sehen nur die Termine, die ihr online freigebt.
Wer neu ist, legt den Datensatz selbst an: beim Buchen mit dem Nötigsten, direkt danach mit den übrigen Stammdaten. Euer Team prüft ihn nur noch und muss nichts mehr abtippen.
Den Anamnesebogen füllen Patienten in Ruhe zu Hause aus, als eigener Schritt nach der Buchung und nicht als Pflichtfeld im Kalender.
Wer zugestimmt hat, bekommt die Erinnerung per SMS oder E-Mail. Sagt jemand ab, rückt die Warteliste nach.
Der Tag am Tresen auf einem Bildschirm: wer wann bei wem in welchem Raum ist, und was noch fehlt.
Welche Terminarten sind ausgebucht, wann fallen Termine aus, wie lang ist die Warteliste? Die Zahlen stammen aus eurem eigenen Betrieb und bleiben auch dann erhalten, wenn die einzelnen Termine längst gelöscht sind.
Die Patientin öffnet eure Website, wählt Terminart und Behandler und sieht nur die Zeiten, die ihr online freigegeben habt. Wer lieber anruft, ruft weiter an.
Neue Patienten geben Name, Geburtsdatum und Kontakt an. Das System prüft, ob es die Person schon gibt, und legt sonst einen neuen Datensatz an.
Sofort kommt die Bestätigung mit Link zum Absagen. Bei Erstterminen folgen die Links zu Stammdaten und Anamnesebogen, die sie bis zum Termin ausfüllen kann.
Am Vortag geht die Erinnerung raus, sofern sie zugestimmt hat. Sagt sie ab, bekommt die nächste Person auf der Warteliste das Angebot.
In der Tagesliste stehen Termin, Stammdaten und ausgefüllter Bogen bereit. Euer Team prüft kurz, statt zu tippen.
Die freigegebenen Stammdaten wandern über die Schnittstelle oder den Import eures Praxisverwaltungssystems weiter. Die Termindaten selbst löscht das System nach der Frist, die ihr festlegt.
Weil wir individuell bauen, binden wir an, was eure vorhandenen Systeme anbieten. Ob die Verbindung live läuft oder über einen Dateiaustausch, hängt davon ab, was euer Praxisverwaltungssystem zulässt. Das klären wir im Erstgespräch ehrlich, bevor ihr etwas beauftragt.
Fehlt euer System? Wenn es eine Schnittstelle oder einen Export hat, binden wir es an.
Schon die Information, dass jemand bei euch einen Termin hat, verrät etwas über seine Gesundheit und fällt damit unter Art. 9 DSGVO. Deshalb planen wir den Datenschutz vor der ersten Zeile Code und richten uns nach dem Positionspapier, das die Datenschutzkonferenz im Juni 2025 zur Terminverwaltung in Heilberufspraxen veröffentlicht hat.
Eure Daten liegen auf Servern in Deutschland oder der EU. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommt ihr von uns, bevor die erste echte Kundenadresse im System landet.
Wer eine Online-Terminbuchung für die Arztpraxis sucht, denkt meist zuerst an das Telefon. Weniger Anrufe, weniger Warteschleife, ein ruhigerer Empfang. Das stimmt, greift aber zu kurz. Der eigentliche Aufwand steckt hinter dem Termin: Wer ist die Person, wie ist sie versichert, war sie schon einmal da, was müsst ihr vorher wissen, und wer erinnert sie daran, dass sie Dienstag um zehn dran ist?
Ein reiner Online-Kalender löst davon nur den ersten Teil. Der Termin steht drin, aber die Stammdaten tippt euer Team später trotzdem ab, der Anamnesebogen liegt auf Papier, und die Erinnerung verschickt niemand. Eine gute Lösung denkt den ganzen Weg mit, vom Klick auf eurer Website bis zu dem Moment, in dem der Datensatz geprüft in eurem Praxisverwaltungssystem steht. Das gilt für die Hausarztpraxis genauso wie für die Zahnarztpraxis mit Prophylaxe-Terminen oder die Physiotherapie, in der eine Verordnung gleich eine ganze Serie von Terminen nach sich zieht.
Der größte Hebel liegt bei Neupatienten. Statt Name, Geburtsdatum und Kasse am Telefon zu buchstabieren, tragen sie ihre Angaben selbst ein, und zwar in genau die Felder, die ihr braucht. Das System gleicht ab, ob es die Person schon gibt, damit keine doppelten Akten entstehen. Euer Team sieht den neuen Datensatz in einer Liste, prüft ihn kurz und gibt ihn frei.
Wichtig dabei: Beim Buchen fragen wir nur ab, was für den Termin nötig ist. Die Datenschutzkonferenz hat 2025 klargestellt, dass Online-Terminbuchungen in Heilberufspraxen sparsam mit Gesundheitsdaten umgehen müssen. Deshalb kommen die übrigen Stammdaten und der Anamnesebogen als eigener Schritt nach der Buchung, jeweils mit einer Erklärung, wofür ihr die Angaben braucht. Euer Team tippt weniger ab, und der Datenschutz bleibt sauber getrennt.
Ein vergessener Termin ist selten böse Absicht. Eine kurze Nachricht am Vortag mit einem Link zum Absagen hilft mehr als jede Ausfallgebühr, die ihr am Ende doch nicht durchsetzen wollt. Wer zugestimmt hat, bekommt sie per SMS oder E-Mail, zu dem Zeitpunkt, den ihr festlegt.
Und wenn jemand absagt, ist der Slot nicht verloren. Die Warteliste bekommt automatisch Bescheid, und wer zuerst bestätigt, rückt nach. Für Kontrolltermine, Prophylaxe oder die nächste Behandlungsserie gibt es einen Recall, der sich bei allen meldet, die das wollen, sobald es wieder so weit ist. Euer Team muss dafür keine Liste mehr im Kopf behalten.
Damit das datenschutzrechtlich sauber ist, fragt die Buchung die Einwilligung für Erinnerungen und Recall in einem eigenen Kästchen ab und speichert, wann sie erteilt wurde. Telefonisch vergebene Termine trägt euer Team in denselben Kalender ein, sodass Warteliste und Recall für alle Patienten gleich funktionieren, egal auf welchem Weg sie gebucht haben.
Große Plattformen haben ihre Berechtigung: Sie sind schnell eingerichtet, und manche Patienten finden euch darüber. Der Preis dafür ist eine laufende Gebühr, ein Erscheinungsbild, das dem Anbieter gehört, und Patientenkonten, die beim Plattformbetreiber liegen. Ein Wechsel ist dann mühsam.
Eine eigene Lösung sitzt auf eurer Website, trägt euer Logo und speichert die Daten im Auftrag eurer Praxis. Sie macht genau das, was eure Abläufe brauchen, auch wenn die etwas eigen sind: Hausbesuche, Gruppentermine, Gerätezeiten, Behandlungsserien in der Physiotherapie. Weil wir den Code selbst schreiben, ist er schlank, lädt schnell auch auf alten Handys und lässt sich an jedes System anbinden, das eine Schnittstelle oder einen Export bietet.
Bei der Anbindung an das Praxisverwaltungssystem lohnt ein nüchterner Blick. Viele Systeme sprechen GDT, den dateibasierten Standard, mit dem in deutschen Praxen Geräte und Programme Daten austauschen. Darüber lassen sich etwa Anamnesebögen in die Akte legen, neue Patienten nimmt aber nicht jedes PVS so an. Andere haben eine eigene Schnittstelle oder zumindest einen Dateiimport. Welcher Weg bei euch möglich ist, prüfen wir vor dem Angebot, damit am Ende nicht doch wieder jemand abtippt.
Wir sitzen in Ostwestfalen und kommen gern in eure Praxis, ob in Bielefeld, Herford, Gütersloh oder drumherum. Am Empfang sieht man in einer halben Stunde mehr als in jedem Formular. Wer weiter weg ist, spricht mit uns per Video oder Telefon.
Nach dem Start lassen wir euch nicht allein. Unser Support ist rund um die Uhr erreichbar, auch wenn am Samstagabend die Online-Buchung hakt. Der Einstieg ist eine kostenlose Erstberatung, in der wir eure Abläufe anschauen und ehrlich sagen, was sich lohnt und was nicht.
Fünf kurze Fragen, dann wissen wir, worum es geht. Wir melden uns meist am selben Werktag und schlagen euch einen Termin vor, gern persönlich bei euch vor Ort.
Lieber direkt schreiben? info@inovra.de
Angekommen
Wir melden uns meist am selben Werktag. Und wenn ihr mögt, kommen wir auch gern persönlich bei euch vorbei, um uns die Abläufe vor Ort anzusehen.
Eilig? Schreibt uns direkt an info@inovra.de
Nein. Euer PVS bleibt das System für Behandlungsdokumentation und Abrechnung. Wir bauen davor die Terminbuchung, die Patientenanlage und die Erinnerungen und übergeben die freigegebenen Daten über die Schnittstelle oder den Import, den euer PVS anbietet.
Das hängt davon ab, was euer System anbietet. Viele Praxisverwaltungssysteme können über GDT, eine eigene Schnittstelle oder einen Dateiimport Daten aufnehmen. Wir schauen uns das im Erstgespräch an und sagen euch vorher, welcher Weg geht und welcher nicht.
Auf Servern in Deutschland oder auf Wunsch auf einem Server in eurer Praxis. Zugriff haben nur die Personen, denen ihr eine Rolle gebt. Wir arbeiten mit Auftragsverarbeitungsvertrag und verpflichten uns schriftlich zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB.
Ja, und das soll auch so bleiben. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt ausdrücklich, neben der Online-Buchung immer einen anderen Weg anzubieten. Telefonische Termine trägt euer Team in denselben Kalender ein, es gibt also keine zwei Welten.
Ja. Gerade dort gibt es Besonderheiten wie Behandlungsserien, Prophylaxe-Recall oder Geräte- und Raumzeiten, die Standardkalender schlecht abbilden. Weil wir individuell bauen, richten wir uns nach euren Abläufen und nicht umgekehrt.
Unser Support ist rund um die Uhr erreichbar, 24/7. Weil wir den Code selbst geschrieben haben, müssen wir nicht erst bei einem Hersteller nachfragen, sondern können direkt nachsehen.
Gern. In OWL, etwa in Bielefeld, Herford oder Gütersloh, kommen wir in die Praxis und schauen uns die Abläufe am Empfang an. Außerhalb sprechen wir per Video oder Telefon. Die Erstberatung kostet euch nichts.
