Ein Buchungssystem, das euer Studio voll macht.

Buchungssystem fürs Studio: Was eine eigene Lösung anders macht

Warum ein Buchungssystem fürs Fitness- oder Kosmetikstudio mehr ist als ein Kalender

Wer ein Buchungssystem für das Fitnessstudio oder eine Online-Terminbuchung für das Kosmetikstudio sucht, denkt zuerst an das Telefon, das nicht mehr ständig klingeln soll. Das ist ein guter Anfang. Der eigentliche Aufwand steckt aber hinter dem Termin: Wer ist die Kundin, was wurde beim letzten Mal gemacht, verträgt sie das Peeling, hat sie noch drei Einheiten auf der Karte, und wer erinnert sie daran, dass Donnerstag um sieben ihr Kurs ist?

Ein Online-Kalender allein löst davon nur den ersten Schritt. Die Kartei liegt weiter im Ordner, die Mehrfachkarte im Portemonnaie, und die Gutscheine schreibt ihr von Hand. Eine gute Lösung denkt den ganzen Weg mit, vom Klick auf eurer Website über die Kundenkartei bis zur Abrechnung. Das gilt für das EMS-Studio mit zwei Geräten genauso wie für das Day Spa mit mehreren Kabinen oder das Yogastudio mit zwanzig Kursen pro Woche.

Kurse, Behandlungen und Räume mit echten Kapazitäten

Studios buchen nicht einfach Zeitfenster. Ein Kurs hat zwölf Matten, eine Behandlung braucht eine bestimmte Kosmetikerin und eine Kabine, die private Spa-Suite wird für drei Stunden am Stück vergeben und muss danach gereinigt werden. Viele Standardprogramme bilden davon einen Teil ab, und den Rest regelt ihr mit Notizen und Absprachen.

Wenn wir das System bauen, bekommt jede Leistung ihre echten Regeln: Dauer, Puffer, Platzzahl, die passende Person und den passenden Raum. Ist der Kurs voll, landet die nächste Anmeldung auf der Warteliste und rückt automatisch nach, sobald jemand absagt. Ihr pflegt die Regeln einmal, danach rechnet das System.

• Kurse mit Platzzahl, Warteliste und Absagefrist
• Behandlungen mit Vor- und Nachbereitungszeit
• Räume und Geräte als eigene Ressource
• Telefonische Buchungen landen im selben Kalender

Die Kundenkartei entsteht beim Buchen

Neue Kundinnen tragen ihre Angaben beim ersten Buchen selbst ein. Das System prüft, ob es sie schon gibt, und legt sonst einen Eintrag an. Ab da sammelt sich dort alles: Buchungen, verwendete Produkte, Notizen aus der Behandlung, auf Wunsch Fotos für den Verlauf. An der Theke reicht ein Blick aufs Tablet statt der Suche im Ordner.

Hautbefund, Allergien oder Angaben zu Verletzungen sind Gesundheitsdaten. Deshalb liegen sie in einem eigenen Bereich, den nur die Personen sehen, die damit arbeiten, und sie werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung gespeichert. Für das Probetraining oder die Yogastunde fragt das System solche Dinge gar nicht erst ab.

Die Historie zahlt sich im Alltag aus. Wenn eine Stammkundin nach acht Monaten wieder zur Fruchtsäurebehandlung kommt, sieht die Kollegin, welche Konzentration beim letzten Mal verwendet wurde und wie die Haut reagiert hat. Im EMS-Studio steht beim Mitglied, welche Übung wegen des Knies weggelassen wird. Und wer seit Wochen nicht mehr gebucht hat, taucht in einer Liste auf. Hat die Kundin Nachrichten von euch zugestimmt, könnt ihr euch melden, bevor sie still verschwindet.

Mitgliedschaften, Gutscheine und der Weg vom Probetraining zum Vertrag

Bei vielen Studios kommt der Umsatz vor allem aus Abos, Karten und Gutscheinen. Das System weiß, welche Mitgliedschaft läuft, wie viele Einheiten noch auf der 10er-Karte sind und welcher Gutschein schon eingelöst wurde. Beiträge laufen per SEPA-Lastschrift oder Karte, Gutscheine verkauft eure Website rund um die Uhr und verschickt sie sofort als PDF.

Beim Probetraining liegt oft das meiste Potenzial brach. Wer danach nichts mehr hört, ist weg. Deshalb verschickt das System am Tag nach dem Probetraining eine Mail mit eurem Angebot oder einer Rückfrage. Weil das Werbung ist, fragt die Buchung vorher eine eigene Einwilligung dafür ab. In einer Übersicht seht ihr, wer angefragt hat, wer gekommen ist und wer Mitglied wurde. Können Mitgliedschaften online abgeschlossen werden, verlangt § 312k BGB außerdem einen Kündigungsbutton. Den bauen wir gleich mit ein.

Schnell, persönlich und rund um die Uhr erreichbar

Weil wir den Code selbst schreiben und keinen Baukasten mit hundert ungenutzten Funktionen ausliefern, lädt die Buchung auch auf einem älteren Handy im Fitnessstudio-WLAN schnell. Das merkt man, wenn jemand zwischen zwei Sätzen den nächsten Kurs buchen will. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, angebunden wird, was eure Kasse, Buchhaltung oder Zutrittskontrolle an Schnittstellen bietet.

Wir sitzen in Ostwestfalen und haben schon für Studios wie WorxX in Bielefeld und Your Wellness Websites gebaut. Gern kommen wir zu euch ins Studio, ob in Bielefeld, Herford, Gütersloh oder Paderborn, und schauen uns den Ablauf an der Theke an. Wer weiter weg ist, spricht mit uns per Video oder Telefon. Nach dem Start ist unser Support rund um die Uhr erreichbar, auch am Samstagabend vor dem Muttertag, wenn plötzlich alle Gutscheine kaufen. Der Einstieg ist eine kostenlose Erstberatung.