Software für Fahrschulen, vom Pkw bis zum Motorrad
Fahrschüler melden sich online an, laden Sehtest und Erste-Hilfe-Bescheinigung gleich mit hoch und stehen im selben Moment als Datensatz in eurem System. Danach buchen sie ihre Fahrstunden selbst in den freien Zeiten ihres Fahrlehrers, nach euren Absageregeln. Gebaut für eure Fahrschule, gehostet in Deutschland, betreut rund um die Uhr.
Donnerstag, 16:40 Uhr. Der Fahrlehrer steht an der Ampel, die Schülerin neben ihm übt gerade das Anfahren am Berg, und auf dem Handy in der Mittelkonsole leuchten sechs neue WhatsApp-Nachrichten. Einer will seine Stunde morgen tauschen, eine fragt, wann endlich die Autobahnfahrt kommt, ein Vater fragt nach der Rechnung. Antworten kann er erst in der Pause, und abends sitzt er dann noch eine Stunde am Wochenplan.
Jede Fahrstunde wird einzeln ausgehandelt, oft in privaten Chats. Was der Fahrlehrer zugesagt hat, weiß das Büro erst, wenn jemand nachfragt, und doppelt vergebene Slots fallen meist erst auf, wenn zwei Schüler am selben Treffpunkt warten.
Um sieben Uhr morgens kommt die Nachricht: Ich bin krank. Die Stunde um acht ist verloren, weil niemand schnell genug einen Nachrücker findet. Ob eine Ausfallgebühr fällig wird, entscheidet am Ende das Bauchgefühl, nicht eine klare Regel.
Der Ausbildungsvertrag wird im Büro ausgefüllt, das Passbild kommt zwei Wochen später, der Sehtest liegt noch zu Hause. Bis der Antrag bei der Führerscheinstelle vollständig ist, wird mehrmals nachgehakt.
Wie viele Sonderfahrten hat Lukas schon, ist die Theorie durch, und hat er die letzten fünf Stunden bezahlt? Die Antwort steckt verteilt in Karteikarte, Kalender, Kopf des Fahrlehrers und Kontoauszug.
Wir verkaufen keine fertige Fahrschul-App von der Stange. Wir schauen uns an, wie eure Fahrschule arbeitet, wie viele Fahrlehrer, Fahrzeuge und Filialen ihr habt und welche Regeln bei euch gelten, und bauen genau das. Schlank programmiert, damit es auch auf dem Handy im Auto sofort lädt, mit den Schnittstellen, die ihr braucht. Der Quellcode gehört euch.
Die Anmeldung auf eurer Website legt den Fahrschüler direkt im System an und zeigt, was für den Antrag noch fehlt.
Der Schüler sieht die freien Zeiten seines Fahrlehrers und bucht selbst, im Browser oder als App auf dem Startbildschirm.
Ein Plan für Fahrlehrer, Autos, Motorräder und Anhänger, auf dem Handy und im Büro gleich aktuell.
Theorie und Praxis laufen in einem Ausbildungsstand zusammen, statt auf getrennten Karten.
Wer ist bereit für die Prüfung, wer hängt hinterher? Der Stand jedes Schülers auf einen Blick.
Jede gefahrene Stunde landet sofort auf dem Konto des Schülers, nicht erst am Monatsende.
Eine Schülerin meldet sich über eure Website für Klasse B an und lädt ihren Sehtest und das Passbild hoch. Im System steht ihr Datensatz, die Checkliste zeigt: Erste Hilfe fehlt noch.
Im Portal wählt sie die nächsten Theorieabende. Jede Teilnahme wird vermerkt, und sie sieht selbst, welche Lektionen noch offen sind.
Sobald ihr sie freischaltet, bucht sie Fahrstunden in den Zeiten, die ihr Fahrlehrer freigegeben hat. Sagt sie zu spät ab, greift eure Regel, und der Slot geht an die Warteliste.
Überland, Autobahn und Nachtfahrt zählt das System mit. Der Fahrlehrer sieht, was noch fehlt, und vermerkt Prüfungsreife, sobald es passt.
Der Prüfungstermin steht im Kalender von Schülerin, Fahrlehrer und Fahrzeug. Offene Posten sind ausgeglichen, der Ausbildungsnachweis ist unterschrieben und geht an die Schülerin. Die Ausbildungsaufzeichnungen bleiben so lange gespeichert, wie das Gesetz es verlangt, und werden danach gelöscht.
Weil wir individuell bauen, binden wir an, was eure vorhandenen Programme anbieten. Ob das live über eine Schnittstelle läuft oder über einen regelmäßigen Datei-Export, hängt vom jeweiligen System ab. Das prüfen wir vor dem Angebot und sagen euch ehrlich, was geht und was nicht.
Fehlt euer System? Wenn es eine Schnittstelle oder einen Export hat, binden wir es an.
Eine Fahrschule verarbeitet mehr persönliche Daten, als man denkt: Adressen, Geburtsdaten, Daten von Minderjährigen und ihren Eltern, Sehtests, Zahlungen. Angaben zur Sehhilfe gelten dabei in der Regel als Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Dazu kommen gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Ausbildungsaufzeichnungen. Wir planen den Datenschutz deshalb von Anfang an mit, damit alles in einem System liegt, das euch gehört.
Eure Daten liegen auf Servern in Deutschland oder der EU. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommt ihr von uns, bevor die erste echte Kundenadresse im System landet.
Wer nach Fahrschulsoftware sucht, findet einige etablierte Programme und dazu immer mehr Apps, mit denen Schüler ihre Fahrstunden online buchen. Für viele Fahrschulen ist das ein guter Anfang. Schwierig wird es dort, wo eure Fahrschule anders tickt als die Vorlage: drei Filialen mit gemeinsamem Fuhrpark, ein Fahrlehrer, der nur Motorrad ausbildet, feste Theorieabende in zwei Orten, eigene Regeln für Absagen bei Krankheit.
Was die Software nicht abbildet, wird wieder per WhatsApp, Excel und Zuruf gelöst. Eine individuell gebaute Fahrschulsoftware folgt euren Abläufen statt umgekehrt. Das bedeutet nicht, alles neu zu erfinden. Buchhaltung und Steuer bleiben bei den Programmen und der Kanzlei, die ihr schon habt. Wir bauen das, was heute zwischen Handy, Kalender und Karteikarte zerfällt.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Fahrschule mit vier Fahrlehrern, zwei Schaltwagen, einem Automatik und einem Motorrad. Montags fällt ein Auto für den Kundendienst aus, mittwochs ist Theorie in der zweiten Filiale, und ein Fahrlehrer fährt nur vormittags, weil er nachmittags die Kinder abholt. Ein Standardkalender kennt solche Feinheiten oft nicht. Eine eigene Lösung kennt sie, weil sie genau dafür gebaut wurde.
Der größte Zeitgewinn entsteht, wenn Schüler ihre Fahrstunden selbst buchen. Entscheidend ist, dass ihr die Regeln bestimmt. Jeder Fahrlehrer gibt frei, wann er fahren will. Schüler sehen nur diese Slots, und eine Doppelbuchung ist technisch ausgeschlossen. Wie lange vorher abgesagt werden darf und was bei einer zu späten Absage passiert, legt ihr fest, so wie es in euren Geschäftsbedingungen steht.
Wird eine Stunde frei, informiert das System Schüler auf der Warteliste, und wer zuerst zugreift, fährt. Aus der Stunde, die früher leer geblieben wäre, wird so oft noch eine gefahrene Stunde. Und euer Fahrlehrer muss an der Ampel nicht mehr aufs Handy schauen.
Im Hintergrund plant das System Fahrlehrer und Fahrzeug zusammen. Ist der Automatikwagen am Donnerstag in der Werkstatt, verschwinden die Slots dafür automatisch aus dem Portal, und Schüler, die schon gebucht hatten, bekommen eine Nachricht mit Vorschlägen für andere Zeiten. Dazu kommt eine gesetzliche Grenze: Nach § 12 Absatz 4 Fahrlehrergesetz darf der praktische Fahrunterricht eines Fahrlehrers einschließlich Prüfungsfahrten 495 Minuten am Tag nicht überschreiten, mit Pausen von ausreichender Dauer. Auch das kann der Kalender im Blick behalten, damit kein Tag aus Versehen zu voll wird.
Mit der Online-Anmeldung entsteht der Schülerdatensatz, an dem alles Weitere hängt. Die Checkliste zeigt, ob Sehtest, Erste-Hilfe-Bescheinigung und biometrisches Passbild schon da sind, und erinnert freundlich, wenn etwas fehlt. So wird der Antrag bei der Führerscheinstelle früher vollständig.
Am selben Datensatz hängt auch das Geld. Jede gefahrene Stunde wird sofort auf dem Konto des Schülers gebucht, Zahlungen online oder im Büro werden dagegen gerechnet. Wer mag, stellt ein, dass erst wieder gebucht werden kann, wenn offene Beträge ausgeglichen sind. Das erspart unangenehme Gespräche kurz vor der Prüfung.
Danach laufen Theorie und Praxis im selben Datensatz zusammen. Für Klasse B schreibt die Fahrschüler-Ausbildungsordnung derzeit zwölf besondere Ausbildungsfahrten zu je 45 Minuten vor: fünf Überlandfahrten, vier auf der Autobahn und drei bei Dämmerung oder Dunkelheit. Die Software zählt mit und zeigt dem Fahrlehrer vor der Prüfungsanmeldung, was noch fehlt. Die Aufzeichnungen nach § 31 Fahrlehrergesetz und den Ausbildungsnachweis nach § 6 Fahrschüler-Ausbildungsordnung führt sie gleich mit, unterschreiben lassen sie sich auch elektronisch.
In einer Fahrschule liegen Daten von Jugendlichen, Eltern, Sehtests und Zahlungen. Das gehört auf Server in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, klaren Zugriffsrechten und Löschfristen, nicht in private Chatverläufe. Das Fahrlehrergesetz sieht für die Ausbildungsaufzeichnungen eine Aufbewahrung von fünf Jahren nach Ablauf des Jahres vor, in dem der Unterricht abgeschlossen wurde, danach müssen sie gelöscht werden. Solche Fristen bauen wir direkt ein. Und weil die Bundesregierung die Fahrausbildung gerade reformieren will, etwa mit Theorie auch online und ohne feste Zahl an Sonderfahrten, ist eine Software im Vorteil, die ihr bei neuen Regeln einfach anpassen lasst.
Weil wir den Code selbst schreiben und auf unnötigen Ballast verzichten, lädt das Schülerportal auch auf einem älteren Handy bei schwachem Netz schnell. Und wenn am Samstagmorgen vor der ersten Stunde etwas hakt, ist unser Support erreichbar, 24/7.
Wir sitzen in Ostwestfalen und kommen gern in eure Fahrschule, ob in Bielefeld, Herford, Gütersloh oder drumherum. Einen Theorieabend mitzuerleben und einen Blick in den Wochenplan zu werfen, bringt mehr als jeder Fragebogen. Wer weiter weg ist, spricht mit uns per Video oder Telefon.
Der Einstieg ist eine kostenlose Erstberatung. Darin sagen wir auch, wenn ein fertiges Programm für euch reicht. Oft fangen wir mit einem Baustein an, etwa Online-Anmeldung und Fahrstundenbuchung, und bauen nur weiter, wenn es sich für euch rechnet.
Fünf kurze Fragen, dann wissen wir, worum es geht. Wir melden uns meist am selben Werktag und schlagen euch einen Termin vor, gern persönlich bei euch vor Ort.
Lieber direkt schreiben? info@inovra.de
Angekommen
Wir melden uns meist am selben Werktag. Und wenn ihr mögt, kommen wir auch gern persönlich bei euch vorbei, um uns die Abläufe vor Ort anzusehen.
Eilig? Schreibt uns direkt an info@inovra.de
Nein, und das sagen wir offen. Wir bauen die Software für eure Fahrschule, mit euren Klassen, Regeln und Abläufen. Das Schülerportal läuft im Browser und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen, ohne Umweg über einen App-Store.
Ja, weil ihr die Regeln festlegt. Jeder Fahrlehrer gibt seine freien Zeiten frei, Schüler sehen nur diese, und Absagefristen setzt das System selbst durch. Ihr könnt auch festlegen, dass bestimmte Schüler erst nach Rücksprache buchen dürfen.
Nicht unbedingt. Oft bauen wir nur das, was fehlt, etwa die Online-Buchung oder die Anmeldung mit Unterlagen. Ob sich Daten mit eurem bisherigen Programm abgleichen lassen, hängt davon ab, ob es einen Export oder eine Schnittstelle bietet. Das prüfen wir vorher.
Die Software führt Theorie, Fahrstunden und Sonderfahrten je Schüler mit und erstellt daraus die Ausbildungsaufzeichnungen und den Ausbildungsnachweis. Unterschreiben dürfen Fahrschule und Schüler auch elektronisch. Die Aufbewahrungs- und Löschfristen bauen wir direkt ein.
Ja, über einen Zahlungsanbieter wie Stripe oder Mollie, per Karte, PayPal oder Lastschrift. Barzahlungen und Überweisungen erfasst das Büro. Jede Zahlung landet auf dem Konto des Schülers, offene Posten seht ihr sofort.
Unser Support ist rund um die Uhr erreichbar, 24/7. Den Code haben wir selbst geschrieben. Wir sehen also direkt nach, ohne erst bei einem Hersteller nachzufragen.
Gern. In OWL, etwa in Bielefeld, Herford oder Gütersloh, kommen wir in eure Fahrschule und schauen uns an, wie ihr plant. Außerhalb sprechen wir per Video oder Telefon. Die Erstberatung kostet euch nichts.
