Von der Anfrage zur Rechnung: So werden Handwerksbetriebe den Büroabend los

Wo der Büroabend wirklich herkommt

Fragt man Meisterinnen und Meister, wann sie ihre Angebote schreiben, kommt fast immer dieselbe Antwort: abends oder am Wochenende. Tagsüber ist dafür keine Zeit, weil man selbst mit anpackt, Material holt oder beim Kunden steht. Das Problem ist selten eine einzelne große Aufgabe. Es sind die vielen kleinen Brüche zwischen den Schritten.

Eine Anfrage kommt per WhatsApp und wird im Kopf behalten. Das Aufmaß steht auf einem Zettel, die Fotos sind im Handy des Gesellen. Im Büro wird alles zusammengesucht und abgetippt, das Angebot entsteht aus einer alten Word-Vorlage, die Rechnung später noch einmal aus dem Angebot. Jeder dieser Übergänge kostet ein paar Minuten, und jeder ist eine Gelegenheit für einen Fehler.

Bevor ihr über Software nachdenkt, lohnt sich deshalb ein ehrlicher Blick auf euren eigenen Ablauf. Nehmt euch einen typischen Auftrag der letzten Wochen und schreibt auf, wer welche Information wann wo notiert hat. Meist zeigt sich schnell, an welchen Stellen dieselbe Angabe drei Mal erfasst wird.

• Wo kommen Anfragen rein: Telefon, WhatsApp, Mail, Formular, Portal?
• Wer schreibt sie wo auf, und wer ruft zurück?
• Wo landen Aufmaß und Fotos, und wer tippt sie ab?
• Wie lange dauert es von der Besichtigung bis zum Angebot?
• Wie oft wird für eine fehlende Angabe ein zweites Mal rausgefahren?

Schritt 1: Anfragen an einer Stelle sammeln

Der erste Hebel ist, alle Anfragen an einem Ort zu sammeln. Das heißt nicht, dass Kunden nicht mehr anrufen oder schreiben dürfen. Es heißt, dass jede Anfrage, egal woher, als Vorgang angelegt wird, mit Name, Adresse, Telefonnummer und einer kurzen Beschreibung. Was im Vorgang steht, kann nicht mehr vergessen werden.

Am meisten spart ein gutes Anfrageformular auf der eigenen Website. Gut heißt: Es stellt die Fragen, die ihr sonst am Telefon stellen würdet. Ein SHK-Betrieb will wissen, welche Heizung verbaut ist und wie alt sie ungefähr ist. Ein Malerbetrieb fragt nach Räumen, Fläche und ob Tapete runter muss. Ein Elektriker will ein Foto vom Zählerschrank. Mit dem Foto-Upload vom Handy seht ihr oft schon vor der Besichtigung, ob sich die Fahrt lohnt und welches Material mit muss.

Ein Wort zu WhatsApp: Viele Kunden schreiben dort, weil es bequem ist. Für den Betrieb ist es heikel, wenn Kundenfotos und Adressen im privaten Handy eines Mitarbeiters liegen, der irgendwann den Betrieb wechselt. Besser ist es, auf Nachrichten freundlich mit dem Link zum Formular zu antworten oder die Inhalte konsequent in den Vorgang zu übernehmen.

• Ein Formular je Gewerk oder Leistung, mit den Fragen, die ihr sonst am Telefon stellt
• Foto-Upload vom Handy, ohne Anmeldung
• Pflichtfelder sparsam halten: Kontakt, Adresse, Anliegen
• Automatische Bestätigung an den Kunden, damit er nicht nachfragt
• Jede Anfrage wird ein Vorgang mit Status, auch die vom Telefon

Schritt 2: Besichtigung buchen lassen, Aufmaß direkt aufs Handy

Das Hin und Her um einen Besichtigungstermin kostet erstaunlich viel Zeit. Drei Anrufe, zwei Rückrufe, und am Ende passt es doch nicht. Lasst den Kunden den Termin selbst aus euren freien Zeiten buchen, direkt im Anschluss an die Anfrage. Ihr legt fest, an welchen Tagen und in welchen Regionen Besichtigungen möglich sind, damit nicht für einen Termin quer durch den Kreis gefahren wird.

Vor Ort gehört das Aufmaß direkt in den Vorgang. Auf dem Handy oder Tablet trägt der Monteur Maße nach euren Positionen ein, macht Fotos vom Bestand und notiert Besonderheiten: Leitung auf Putz, Asbestverdacht, enges Treppenhaus. Wichtig ist, dass das auch im Keller ohne Empfang funktioniert und erst später abgeglichen wird.

Die Fotos sind mehr als eine Gedächtnisstütze. Eine saubere Fotodokumentation mit Datum, vorher, während und nachher hilft bei Nachträgen, bei der Abnahme und wenn es später Streit um einen Mangel gibt. Liegen die Bilder am Vorgang statt in der Handygalerie, findet sie auch in zwei Jahren noch jemand.

Schritt 3: Das Angebot am selben Tag

Kunden holen meist mehrere Angebote ein, und wer zuerst ein klares, nachvollziehbares Angebot schickt, hat einen Vorteil. Das gelingt nur, wenn das Angebot nicht bei null anfängt. Mit einem Aufmaß im System, euren eigenen Leistungspositionen und Textbausteinen wird aus der Besichtigung ein Angebotsentwurf, den ihr nur noch prüft und anpasst.

Für Material lohnt die Anbindung an den Großhandel. Viele Großhändler liefern ihre Artikel und Preise als DATANORM-Datei, das Format, das in der Haustechnik seit Langem für den Austausch zwischen Herstellern, Großhandel und Handwerk genutzt wird. Über IDS Connect springt ihr aus der Software in den Onlineshop des Großhändlers, legt Artikel in den Warenkorb und holt sie mit aktuellen Konditionen zurück ins Angebot. Welche Wege euer Großhändler anbietet, fragt ihr am besten direkt bei ihm nach.

Wer an Ausschreibungen teilnimmt, bekommt das Leistungsverzeichnis oft als GAEB-Datei. Eine X83-Datei ist die Angebotsaufforderung, ihr tragt eure Preise ein und gebt eine X84-Datei als Angebot zurück. Abtippen aus einem PDF ist dabei die fehleranfälligste Variante.

• Eigene Leistungspositionen mit Zeiten und Preisen pflegen, nicht jedes Mal neu
• Textbausteine für wiederkehrende Hinweise, etwa zu Gewährleistung und Ausführung
• Aufmaß direkt als Mengen übernehmen
• Großhandelsartikel per DATANORM oder IDS statt Katalog
• Angebot per Mail mit Link zum Annehmen, Status im Vorgang

Schritt 4: Einsatz planen und Zeiten mitschreiben

Nimmt der Kunde an, wird aus dem Angebot ein Auftrag, und der braucht einen Platz in der Planung. Das Whiteboard in der Halle hat einen großen Vorteil: Jeder versteht es. Und einen großen Nachteil: Es ist nur in der Halle. Eine digitale Plantafel sollte genauso einfach sein, mit Wochen, Kolonnen und Aufträgen, die man verschiebt. Der Unterschied ist, dass jeder Monteur morgens auf dem Handy sieht, wo er hin muss, mit Adresse, Ansprechpartner und den Fotos vom Aufmaß.

Die Zeiterfassung gehört direkt daneben. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber Beginn und Ende der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen, gestützt auf das Arbeitsschutzgesetz. Das muss nicht kompliziert sein: Beginn, Ende und Pausen per Knopfdruck, und die Stunden gleich auf den Vorgang gebucht. So bekommt ihr nebenbei eine Nachkalkulation, die zeigt, bei welchen Arbeiten ihr regelmäßig zu knapp rechnet.

Beim Datenschutz lohnt Zurückhaltung. Eine App, die die Position eurer Leute den ganzen Tag aufzeichnet, ist rechtlich heikel und für das Betriebsklima schlecht. Für Lohn und Nachkalkulation reicht in aller Regel, wann jemand auf welcher Baustelle gearbeitet hat.

Schritt 5: Rechnung und E-Rechnung richtig machen

Nach der Abnahme, am besten mit Unterschrift auf dem Handy, sollte die Rechnung aus dem Auftrag entstehen und nicht neu geschrieben werden. Abschlagsrechnungen bei größeren Aufträgen hängen am selben Vorgang, die Schlussrechnung rechnet sie automatisch an. Danach gehen die Daten an eure Buchhaltung oder Steuerkanzlei, etwa über DATEV, Lexware Office oder sevdesk.

Bei der E-Rechnung herrscht viel Unsicherheit, deshalb hier der Stand laut Bundesfinanzministerium. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch kleine Betriebe. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen: In 2025 und 2026 dürft ihr Geschäftskunden noch Papierrechnungen schicken, eine PDF-Rechnung per Mail nur mit Zustimmung des Empfängers. Lag euer Umsatz im Vorjahr unter der Grenze, die das Gesetz für kleinere Unternehmen zieht, gilt das auch noch für 2027. Wo genau diese Grenze liegt und ob ihr darunter fallt, beantwortet euch eure Steuerkanzlei in einem Satz. Ab dem 1. Januar 2028 müssen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden.

Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach ein PDF per Mail. Gemeint ist ein strukturiertes Format, das ein Programm auslesen kann, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht genügen. Ausgenommen vom Ausstellen sind Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen. Kleinunternehmer müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie sie trotzdem. Für den Handwerksbetrieb mit vielen Privatkunden ändert sich also bei diesen Rechnungen nichts, bei Hausverwaltungen, Bauträgern und Gewerbekunden sehr wohl.

Auch beim Aufbewahren hat sich etwas getan: Seit 2025 gilt für Rechnungen und andere Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren, Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn. Die E-Rechnung muss dabei elektronisch und im Originalformat aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht. Klärt die Details mit eurer Steuerkanzlei, gerade wenn ihr gemischt mit Privat- und Geschäftskunden arbeitet.

• Empfang: Postfach oder Programm, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzeigt
• Versand: Geschäftskunden spätestens ab 2027 oder 2028 im strukturierten Format
• Privatkunden: weiter normale Rechnung, auch als PDF
• Abschläge und Schlussrechnung aus demselben Vorgang
• Übergabe an Buchhaltung oder Kanzlei ohne Abtippen

Standardprogramm oder eigene Lösung: Entscheidungshilfe

Für viele kleine Betriebe ist eine gängige Handwerkersoftware der richtige Einstieg. Eine eigene Lösung lohnt sich vor allem dann, wenn ihr merkt, dass ihr um das Programm herum arbeitet: Wenn die Hälfte doch in Excel läuft, wenn eure Wartungsverträge nicht abbildbar sind, wenn die Plantafel nicht zu euren Kolonnen passt oder wenn zwei Programme nicht miteinander reden. Ihr müsst auch nicht alles auf einmal machen. Oft fängt es mit dem Anfrageformular und der Terminbuchung an, der Rest kommt Schritt für Schritt.

• Abläufe: Passt das Programm zu eurem Gewerk, oder passt ihr euch dem Programm an?
• Schnittstellen: Kommen Großhandel, Buchhaltung und GAEB rein, ohne Abtippen?
• Mobil: Läuft es auf dem Diensthandy schnell, auch ohne Netz?
• Daten: Liegen sie in Deutschland, und könnt ihr sie jederzeit mitnehmen?
• Support: Wer hilft, wenn am Samstagmorgen die Planung hakt?
• Ansprechpartner: Gibt es jemanden, der euren Betrieb kennt und vorbeikommt?